Política integral de manejo de datos personales

En cumplimiento de lo establecido en el decreto único reglamentario 1074 de 2015 y la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, Genética Animal de Colombia Ltda. – GAC como responsable de la información, crea el siguiente manual de políticas de tratamiento con el fin de hacer un uso adecuado de los datos personales adquiridos de clientes, proveedores, empleados y personas vinculadas a la empresa en alguna relación comercial o laboral en desarrollo del cumplimiento del objeto para el cual fue creada.
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por Genética Animal de Colombia Ltda. (En adelante GAC).

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Genética Animal de Colombia Ltda. –GAC- sociedad con domicilio en la Calle 26 # 68C- 61 Of 204 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia identificada con el Número de Identificación Tributaria NIT 900.266.085-2.
Correo electrónico: info@geneticaanimal.co, teléfono (+571) 4792113.

DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TRATAMIENTO
GAC, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades de las áreas técnica, científica, operativa, administrativa y comercial, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula, suprime procesa, compila, intercambia, da tratamiento, actualiza y dispone de los Datos Personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, socios, clientes, proveedores, acreedores y deudores.

FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de GAC con las siguientes finalidades:
Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
• Transferir la información recolectada a distintas áreas de GAC cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, emisión de dictámenes, entre otros).
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de GAC y en sus bases de datos.
Respecto a los datos personales de nuestros Clientes
• Para cumplir las obligaciones contraídas por GAC con sus Clientes al momento de adquirir nuestros servicios. Mientras se facilita soporte técnico o consultoría respecto de algún servicio o producto.
• Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros servicios, nuevos productos o servicios, actualizaciones de servicios, cuestiones de soporte técnico y eventos.
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
• Para mejorar, promocionar y desarrollar sus servicios.
• Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de GAC, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
• Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios online.
• Hacerle más sencillo el uso de nuestra página web.
• Informarle de noticias importantes concernientes a GAC.
• Promocionar productos y servicios en nuestra página web y las páginas web de nuestros socios comerciales o aliados.
Respecto a los datos personales de nuestros empleados
• Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de GAC, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
• Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
• Planificar actividades empresariales.
Respecto a los Datos de Proveedores
• Para hacer el registro en los sistemas de GAC.
• Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
• Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
Respecto a los datos personales de nuestros socios
• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los socios de GAC.
• Para el pago de dividendos.
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, para reuniones ordinarias o extraordinarias.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de GAC, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
• Conocer los Datos Personales sobre los cuales GAC está realizando el Tratamiento. La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
• El Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para ello, deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
• Ser informado por GAC, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
• Solicitar a GAC la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante manifestación directa, expresa, inequívoca y por escrito en la página web utilizando el formulario previsto para ello. Igualmente, este formulario podrá ser utilizado si requiere conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, así como atención de peticiones, consultas y reclamos. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y GAC, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

ÁREA RESPONSABLE DE ESTA POLÍTICA
GAC tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de GAC, están obligados a reportar estas Bases de Datos y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. Igualmente, será responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
La atención y respuesta por parte de GAC:
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, GAC deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

AUTORIZACIÓN
GAC debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
El cliente autoriza a GAC en el momento de la recolección de los Datos Personales que se encuentran en el formato de solicitud del servicio. Esta autorización se da por entendida si el formato es entregado a GAC de manera física o digital. Igualmente, de forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o videoconferencia.
En el formato que GAC ha desarrollado está la autorización informada, donde se le informa claramente: los datos personales que serán recolectados, la identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento, las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso y la circulación de los Datos Personales.
Si en término treinta (30) días hábiles, contado a partir de la publicación y envío masivo a los correos electrónicos contenidos en la base, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión sus datos personales en los términos del presente capítulo, el responsable y encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene Titular ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :
• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
• Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, GAC deberá:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, GAC sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, GAC deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA
Cuando se accede o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de GAC, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
GAC, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de GAC se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. GAC no garantiza la seguridad total de su información, ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de GAC y sus encargados. GAC exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
GAC podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados cuando:
• Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de GAC;
• Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando GAC desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
 Los alcances y finalidades del tratamiento.
 Las actividades que el Encargado realizará en nombre de GAC.
 Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y GAC.
 El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
 La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
 Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por GAC como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
GAC no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, decreto único reglamentario 1074 de 2015, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
Esta política entra en vigencia desde su publicación.